Devenir un membre du syndic comment faire

Tous les propriétaires désireux de faire une différence dans la gestion de leur immeuble en copropriété ont la possibilité de rejoindre le comité exécutif de la société. Il est essentiel que les propriétaires s’impliquent, mais il faut qu’ils comprennent d’abord le rôle de bénévole avant de l’accepter.

Maîtrisez les bases

Un conseil syndical de copropriété agit au nom de la société des propriétaires et est responsable de l’entretien et de la maintenance de toutes les zones communes dans les lotissements en copropriété. Cela signifie que si quelque chose ne va pas dans une zone commune, le conseil doit s’en occuper : des toits qui fuient et de la peinture des murs du couloir qui s’écaille aux dégâts causés par la tempête et au-delà. Le volume de travail entrepris par un comité et ses membres est dicté par les travaux proactifs et réactifs requis. 

Les travaux proactifs sont généralement planifiés un an à l’avance et réalisés conformément au plan du fonds d’amortissement (un plan d’entretien annuel basé sur les dépenses dérivées des prélèvements du conseil). Ce dernier saura combien de temps la levée devrait durer et quand les grands travaux de peinture devront être effectués. 

Les travaux réactifs ont lieu lorsque les choses tournent mal : les biens communs sont endommagés, les gens se heurtent aux portes de garage, les serrures tombent, des dégâts d’orage et des dégâts des eaux se produisent. Le conseil syndical de copropriété est également chargé de modifier les règlements existants et d’en établir de nouveaux.

Essayez de participer

Les conseils syndicaux de copropriété ressemblent aux conseils d’administration des entreprises et fonctionnent efficacement lorsque leurs membres possèdent un éventail de compétences. Les propriétaires ayant des compétences en administration d’entreprise, en communication, en droit, en approvisionnement, en construction ou en finance doivent se porter volontaires. 

Pour se porter volontaire, le processus est aussi simple que d’assister à l’AG et de lever la main. Le conseil est composé d’au moins 5 membres mais cela peut varier. De préférence, il faut que ce soit en nombre impair pour faciliter les votes. Chaque mandat dure 3 ans, d’une assemblée générale à l’autre. Ainsi, si le conseil est au complet et que vous souhaitez vous impliquer, vous devrez attendre trois ans pour un poste vacant ou jusqu’à ce qu’un membre du comité vende sa propriété.

Votre rôle

Le conseil répartit ses fonctions et ses responsabilités entre ses membres. Votre rôle au sein du comité sera en partie déterminé par vos compétences et la raison pour laquelle vous avez été élu. Par exemple, si vous êtes un expert-comptable, donc, vous pourriez être responsable des finances et de la comptabilité de la commission. 

Le rôle d’un membre de la commission consiste à prendre des décisions. Si vous ne connaissez rien aux processus de construction, ce n’est pas la fin du monde, car ce travail implique la liaison avec les gens de métier et la supervision d’un processus. 

Les membres se voient généralement attribuer des tâches proactives pendant les réunions et des tâches réactives au fur et à mesure de leur arrivée. En règle générale, les membres du conseil organisent les travaux et le responsable veille à ce qu’ils soient exécutés avec la qualité voulue. Voici certaines choses que vous devez prendre en compte.

  • Les volontaires sont attendus mais non obligés d’assister à des réunions mensuelles ou trimestrielles pour résoudre les problèmes et planifier les travaux. Combien de temps pouvez-vous consacrer à ce rôle ?
  • Etes-vous prêt à être toujours « de garde » pour répondre aux urgences immobilières ?
  • Les types de réunion du conseil varie en fonction de ses membres et de son président. Vous souhaitez rejoindre un comité social ou formel ?
  • Pour résoudre les problèmes de propriété commune, il faut communiquer avec les propriétaires et les commerçants. Etes-vous un bon communicateur ?
  • Etes-vous ouvert à une correspondance régulière par courriel et par téléphone pour contribuer aux décisions du groupe en dehors des réunions ?

Si vous voulez avoir votre mot à dire, alors vous devriez faire partie du conseil syndical de copropriété. Vous ferez une différence en contribuant à créer un meilleur bâtiment dans votre communauté. Plus il y aura de personnes qui lèveront la main pour faire du bénévolat, mieux ce sera.